Quelle est l'utilité d'un message de répondeur fixe professionnel ?

Le meessage de répondeur professionnel en dehors des horaires

Montrer une image professionnelle de votre entreprise même en dehors des horaires d'ouverture pour diffuser des informations utiles à vos clients : les horaires d'ouverture, une adresse mail de contact, votre site web ou des informations de réservations, votre messagerie fixe professionnelle devra répondre à ces critères pour votre stratégie de réception d'appel en dehors de vos horaires d'accueil.

Suivant votre activité et votre organisation, deux possibilités s'offrent à vous pour la mise en place d'un message de répondeur professionnel.

Tout d'abord, nous vous conseillons de paramétrer le répondeur automatiquement en fonction de vos horaires d'absence pour éviter les oublis de mise en place de ce message.

La première possibilité qui s'offre à vous est de mettre en place un message de répondeur simple. C'est-à-dire que vous ne traitez pas la prise de message de l'appelant. A la fin de l'annonce de répondeur simple, la communication est coupée. Dans ce cas, nous vous conseillons de rappeler vos horaires d'ouverture dans l'annonce de répondeur et d'indiquer à l'appelant de renouveler son appel pendant vos heures de présences.

La deuxième possibilité qui s'offre à vous est de mettre en place un message de répondeur enregistreur. Dans ce cas, cela signifie que l'appelant peut vous laisser un message à la fin de l'annonce de répondeur. Il faut impérativement dans ce cas traiter les messages et consulter votre messagerie régulièrement.

Le meessage de répondeur dissuasion occupation pendant les horaires

Ce message est très important si vous souhaitez éviter à vos clients ou appelants de rester en attente alors qu'aucun de vos collaborateurs sont disponibles pour prendre l'appel. Diffuser un répondeur de dissuasion permettra à l'appelant de comprendre qu'il doit rappeler ultérieurement ou même de vous contacter par mail. Ce message renforcera votre image de sérieux et d'accueil professionnel.

Le meessage de répondeur de fermeture exceptionnelle ou de répondeur de congés

Ce message de répondeur vous permettra d'informer vos clients que vous êtes en fermeture exceptionnelle pour une journée inventaire, une journée séminaire ou tout simplement pendant une période de congés. Ce message est très important pour informer vos clients de vos fermetures, transmettre des informations utiles pendant ces périodes et renforcer votre image de sérieux.

Besoin de conseil pour la rédaction de votre message de répondeur ?

Vocaliz Studio vous accompagne dans la rédaction du texte de votre messagerie fixe professionnelle : répondeur en dehors des horaires, répondeur de congés, répondeur de dissuasion occupation et répondeur de fermeture exceptionnelle.

Nos conseillers en communication vous proposerons un texte adapté à votre entreprise et à la communication téléphonique : à savoir être clair, concis et diffuser des informations utiles en dehors des horaires d'ouverture de votre entreprise.