Accueil téléphonique d’entreprise : quels messages choisir ?
À chaque étape de l’appel, un message différent
Prédécroché, attente, répondeur ou SVI : chaque message intervient à un moment précis du parcours d’appel. Cette page vous aide à comprendre leur rôle et à déterminer ceux dont votre entreprise a réellement besoin.
Accueillir immédiatement
Message prédécroché
Accompagner l’attente
Message d’attente
Orienter ou informer
SVI et répondeur
Le prédécroché accueille l’appelant avant la mise en relation. Le message d’attente est diffusé pendant que l’appelant patiente, le SVI oriente l’appel vers le bon service et le répondeur informe lorsque personne ne peut répondre.
Il n’est pas toujours nécessaire de tout prévoir. Une petite structure peut avoir besoin d’un simple répondeur, tandis qu’une entreprise disposant de plusieurs services combinera souvent plusieurs messages.
Prédécroché, attente, répondeur et SVI : à quoi servent-ils ?
Message de prédécroché
Quand ? Avant qu’une personne ne décroche.
Il accueille immédiatement l’appelant et peut annoncer le nom de l’entreprise ou une information courte.
Attente téléphonique
Quand ? Lors d’une mise en attente ou d’un transfert.
Le message d’attente accompagne vos appelants pendant qu’ils patientent. Il peut présenter votre entreprise, mettre en avant vos services ou transmettre des informations utiles.
Message répondeur professionnel
Quand ? En dehors des horaires habituels ou lorsque personne ne peut répondre.
Il indique les horaires d’ouverture et précise s’il faut laisser un message ou rappeler plus tard.
Serveur vocal interactif (SVI)
Quand ? Lorsqu’un appelant doit choisir un service.
Le menu vocal lui propose plusieurs choix, puis dirige son appel vers le service ou l’interlocuteur concerné.
Faut-il combiner plusieurs messages téléphoniques ?
Avant de rédiger les textes, nous regardons comment les appels arrivent sur votre installation : que se passe-t-il avant la réponse, pendant une mise en attente, lors d’un transfert et en dehors des horaires ?
Cela permet de prévoir uniquement les messages utiles et de les diffuser dans le bon ordre.
Nous réalisons également des messages téléphoniques multilingues pour les entreprises qui accueillent une clientèle internationale, ainsi que des répondeurs personnalisés pour les lignes mobiles professionnelles .
Vos questions sur les messages téléphoniques professionnels
Quelle est la différence entre un message de prédécroché et un message d’attente ?
Le prédécroché est diffusé avant qu’une personne ne prenne l’appel. Le message d’attente accompagne une mise en attente ou un transfert. Selon la configuration de votre installation, il peut aussi prendre le relais du prédécroché pendant que l’appelant attend une réponse.
Pouvez-vous nous aider à rédiger nos messages ?
Oui. Vous pouvez nous envoyer un texte déjà prêt ou simplement nous expliquer ce que vous souhaitez annoncer. Nous pouvons alors le rédiger ou le retravailler pour qu’il soit clair et agréable à écouter. Dans tous les cas, vous validez le texte avant l’enregistrement.
Peut-on choisir la voix et la musique ?
Oui. Vous pouvez écouter plusieurs voix humaines professionnelles et choisir celle qui correspond le mieux à votre entreprise. Nous pouvons également vous conseiller pour trouver une musique adaptée au ton recherché.
Écouter nos voix professionnelles →Les fichiers seront-ils compatibles avec notre installation téléphonique ?
Oui. Les fichiers sont livrés dans le format adapté à votre standard téléphonique, votre opérateur ou votre installateur. Si vous ne connaissez pas le format attendu, nous pouvons vous aider à le vérifier.
Réalisez-vous des messages en plusieurs langues ?
Oui. Nous réalisons des messages en plusieurs langues avec des voix professionnelles, afin d’accueillir aussi bien vos appelants français qu’internationaux.
Découvrir nos messages multilingues →Quel est le prix d’un message téléphonique professionnel ?
Le tarif dépend du nombre de messages, de leur durée, de la voix, de la langue et du travail de montage nécessaire. Nous vous adressons un devis précis avant de commencer la production.